Виставки, ярмарки чи інші галузеві заходи – це інструменти, якими користуються усі провідні учасники ринку.
Дана публікація буде цікавою, як для тих, хто лише планує взяти участь у професійній, галузевій виставці чи ярмарку, так і для тих, хто вже має такий досвід. Сподіваємось, вона буде для Вас цікавою, а ще раз проаналізувавши інформацію, Ваша ефективність зросте до максимального рівня.
Для когось, виставка, це звичайна маркетингова акція, для когось інвестиційні витрати, хтось просто хоче знайти нових партнерів чи збільшити продажі.
Але, якщо компанія лідер, позиціонує себе, як активний гравець на ринку, вона обов’язково повинна приймати участь у галузевих ярмарках та виставках, мінімально як відвідувач, максимально як експонент, партнер чи співорганізатор.
Постановка мети участі ярмарку, виставці, форумі
Кожна компанія має свою мету. Публічні професійні масові заходи, це чудова нагода використати їх потенціал для власної діяльності. Але, перш ніж планувати відвідати усі галузеві ярмарки, виставки, ярмарки, слід ретельно все проаналізувати та підготуватись, для чого саме Вам приймати у них участь. Якою має бути Ваша роль? Просто відвідати чи представити себе.
Пам’ятайте, чим конкретніше мета, тим конкретнішим має бути прописано бюджет участі, і тим нижчими мають бути непередбачені витрати.
Учасник виставки може мати наступні цілі:
- вивчення конкурентів (асортименту, цін, характеристик конкуруючого продукту, чи послуги і т.п.);
- вивчення попиту (співвідношення якості і вартості представленої продукції, аналіз порожніх ніш на ринку);
- вивчення нових технологій;
- підвищення впізнаваності бренду (за рахунок більш глибокого контакту з клієнтами в порівнянні із засобами масової інформації та рекламою);
- збільшення бази даних клієнтів
- розширення ділових зв’язків
- інші цілі, в залежності від діяльності
Як тільки мета участі у ярмарку, виставці визначена, слід оцінити та визначитись з Вашими можливостями. Якщо Ви готові вийти за межі області, регіону, країни, або навпаки, Ваш клієнт знаходиться за межами Вашого регіону, чи є у Вас можливість прийняти участь у відповідних заходах?
Проаналізуйте, чи планують бути Ваші потенційні партнери теж на виставці? Якщо так, то домовтесь про зустріч, якщо ні, то заплануйте з ними зустріч.
Перебуваючи на виставці, Ви можете визначити, чого саме не вистачає Вашій компанії, для виходу на новий ринок, чи на вищий рівень діяльності.
Планування участі у виставці
Про головні галузеві події: ярмарки, виставки, відомо як правило за рік, до їх проведення. То ж залежно від Вашої ролі (експонент, відвідувач) рекомендується скласти детальний план участі, кошторис та готувати відповідний бюджет мінімально за 4-6 місяців до участі.
Чому такий термін? Це час, щоб виставити цілі, ретельно підготувати роз даткові матеріали, знайти виконавців замовлення, та бути готовим на момент участі.
Якщо, Ви плануєте брати в оренду виставкову площу, Вам необхідно уточнити в організаторів наступну інформацію:
- показники виставки: учасники, відвідувачі, очікування організаторів
- умови та вартість участі у виставці, ярмарку
- дізнатись про усі основні та побічні витрати (оренда меблів, світло та звук, страхування, зберігання, прокат обладнання і т д)
- реклама виставки (засоби реклами, кількість публікацій, інформаційні спонсори, умови та особливості взаємодії)
В залежності від мети та умов участі, складання попереднього кошторису, можна почати підготовчу роботу, до безпосереднього візиту представника на виставку, ярмарку.
Участь в ярмарку, можна використати, як елемент лояльності ваших співробітників, на цьому слід наголошувати, та використати.
Для кращого планування участі, необхідно зібрати наступну інформацію:
- про ринок, конкурентів, потенційних учасників
- про ваших партнерів, які планують відвідати захід
- як краще використати Вашу участь у ярмарку, як цю подію просувати, рекламувати
- Що ви будете презентувати, пропонувати, з ким зустрічатись та про що говорити.
Участь у ярмарку чи виставці компанія може використати у власній рекламній кампанії, мінімально на сайті, у соціальних мережах, зробити розсилку листів партнерам (постачальники, покупці, агенти і т д), а в залежності від бюджету повідомити про це через медіа чи інші форми реклами. Через медіа простір, компанія може запросити потенційних партнерів чи клієнтів до зустрічі на стенді, чи на просторах виставки, ярмарку.
Попередня реєстрація учасника. Як правило вона є завжди, це форма через сайт виставки. На вашу електронну пошту ви обов’язково маєте отримати підтвердження та довідкову інформацію. Маючи такий крок, Ви зекономите час на реєстрацію на вході до виставкової зали
Пам’ятайте, що Ви можете випереджати організаторів ярмарку з їх анонсами чи запрошеннями, адже, їх кампанія не буде зосереджуватись на конкретних учасниках, вони будуть рекламувати та інформувати про виставку загалом.
Список необхідних речей на виставки та ярмарки:
- Візитні картки
- Блокноти і папір для запису
- Ручки, олівці, маркери
- Степлер і антистеплер
- Липка стрічка (двостороння, одностороння)
- Ножиці і ніж для паперу
- Фірмові бланки, папки, конверти;
- Інформаційні та рекламні матеріали (каталоги, ліфдети, брошури, CD, прайс-листи, прес-кити і т.д.)
- Сувеніри та подарунки
- іменні беджі для представників
- ноутбук, презентація фірми, продуктів чи послуг
Ще, подумайте про корпоративні елементи в одязі: краватка, хустка, жилетка, значок та інше.
Фішка: розробіть унікальну пропозицію, яку Ви можете представити та поширити на виставці. Вона Вам допоможе розпочати ділову розмову, знайти потенційних партнерів та привернути увагу.
Подумайте про те, що Вам треба для успішної участі у ярмарках та виставках, плануйте Ваше матеріально-технічне оснащення, оформлення стенду заздалегідь.
Стенд, це Ваш простір, що не лише формує імідж, але й виступає майданчиком для перемовин та візитів з партнерами, потенційними клієнтами. Його зовнішній вигляд має відповідати цілям підприємства та відповідати запитам клієнтів.
Продумайте розташування стенду (попередньо дізнайтесь про мапу виставки та оцініть де будете Ви), спробуйте розмістити презентаційне обладнання, перевірте енергозабезпечення, дізнайтесь про графік роботи, охорону та інші зручності.
Дізнайтесь, де на території виставки Ви зможете скористатись паркінгом для авто, копіювальним апаратом, факсом, отримати доступ в Інтернет, замовити послуги перекладача, надрукувати поліграфічну продукцію і т.д. Це дозволить Вам відчувати себе впевнено і оперативно вирішувати Ваші задачі.
Дізнайтесь у організаторів, хто контактна особа від них, на випадок виникнення запитань.
Напередодні заходу, подумайте, про те, що Вам слід зробити, що взяти, з ким зустрітись, кого знайти та хто за що відповідає (квитки, оплата харчування, проживання).
Попередньо вивчіть програму та план заходів в рамках виставки. Оберіть ті заходи, що представляють для вас найбільший інтерес. Сплануйте Ваш час таким чином, щоб його вистачило і на роботу на стендах, і на ділову програму.
Якщо Ви вже знаєте, хто буде учасником та Вони є предметом Вашого інтересу – зв’яжіться з ними і узгодьте час і теми переговорів.
Участь у виставці і підведення підсумків
День виставки, це той коли можна зрозуміти, чи Ви все підготували та зробили вірно. Навіть, якщо Ви все запланували, завжди бувають непередбачувані обставини. Ще раз проведіть інструктаж з персоналом на стенді, від них залежить Ваш результат. Вони повинні знати про Ваш продукт все, уміти говорити, спілкуватись з клієнтами та продавати їм послуги. Заплануйте мінімально 5 хвилин на розмову з персоналом, що допоможе виявити проблеми та знайти шлях їх вирішення.
Пам’ятайте про те, що у Вас є мета та ціль, від участі у виставці, ярмарку. Слідкуйте за тим, що питають відвідувачі, скільки часу проводять, що переглядають, що коментують. Фіксуйте все на носіях: папір, фото чи відео фіксація, диктофон. Обов’язково беріть інформацію про учасника: візитна картка, запис у книзі гостей. Робіть поділ гостей, в залежності від мети та обізнаності, наприклад: пошук інформації, потенційний замовник, конкурентна розвідка, випадковий гість.
Обов’язково: запросіть на Ваш стенд найважливіших партнерів, чи організаторів заходу, та миттєво зробіть поширення інформації з фото через соціальні сторінки компанії.
Після завершення будь якого заходу, заплануйте час на підсумки (день, тиждень), це той період, коли Ви максимально можете оцінити ефективність та порівняти з очікуваннями (візити, потенційні замовлення, реальні контракти, перспективні напрямки, підтвердження чи спростування потенційних проектів і т д).
Всім кому Ви пообіцяли вислати листа, прайс-лист, комерційні пропозиції – зробіть це.
Пам’ятайте, виставка, це реальне відображення ситуації на ринку, тому їх роль та значення постійно змінюється. То ж Ваші цілі та очікування повинні бути реалістичні та відповідати реальній ситуації.
Нам дуже цікавий Ваш досвід, запрошуємо до обговорення нижче під публікацією. Прохання залишіть Ваші думки та коментарі. Дякуємо за поширення інформації.
Олександр Коваль, керівник “Турінформ Закарпаття”