Як провести якісні фестиваль чи подію?

Фестиваль, подія це не лише джерело доходів, але й чудова промоція міста, території, організаторів та команди. Фестиваль чи події, на території міст це добре. А ще краще, коли усі цільові групи розуміють, що робиться, для кого, ким та коли, а головне задоволені результатом.

Від ідеї та команди алгоритми дій, програма та ключові гравці, планування, ризики, очікування та задоволення. Що ще?

Як провести якісні фестиваль чи подію?

Але, які очікування сторін? Взагалі хто учасники цього процесу та які є ризики, як ними управляти?

На своїх семінарах та тренінгах з питань просування території, формування привабливості дестинацій, часто використовую доволі просту модель, та алгоритм дій.

Але вона змушує замислитись над багатьма питаннями та критично оцінити сили, знайти унікальність, посилити акценти, побудувати комунікацію з цільовими групами.

Кожна подія унікальна, кожна команда специфічна, як і цілі сторін, але важливо все це обговорити ще на етапі обговорень, попереднього рішення, отже:

1. Що чекають від події організатори?

Хто вони? Звісно це організаційний комітет за участі різних сторін. Що ними керує? Яка їх мотивація?

• органи влади: делегувати повноваження у питанні організації та проведення культурно-масових заходів; сформувати позитивний імідж території; створення умов для реалізації ініціатив; зростання доходів суб’єктів ринку та сплата податків; ріст доходів місцевих надавачів послуг: проживання, харчування, перевізників, екскурсоводів, музеїв, та інших; збільшення позитивного контенту у медіа; ріст задоволення для місцевих жителів; розвиток інфраструктури…. що ще?
• організаційний комітет: реалізувати задум; розробити цікаву програму; сформувати умови участі учасників; отримати задоволення; задовольнити цільові групи: учасники та гості; скласти бюджет та окупити витрати; пакети для спонсорів; робота з медіа та просування; прорекламувати подію та місто; виконати соціальне замовлення міста чи сторін на проведення заходів; створити умови для продаж послуг та продуктів; провести якісну промоцію заходу; отримати дохід….. що ще?

2. Що чекають від події учасники?

Учасники, це не лише продавці послуг на території події, цей й ті, хто планує ними скористатись, як посередники, продаючи свої власні послуги.

Наприклад туроператори, організатори турів, які пропонують реалізацію екскурсійних турів під фестивалі чи ярмарки. І ця їх робота відбувається не за тиждень, місяць.

Нормально, коли подія планується на рік вперед, на півріччя на квартал. А програма коригується за 1-3 місяці. Адже, це нагода для додаткової реклами, планування роботи та бронювання послуг: готелі, перевізники, екскурсії. Усі ці сторони на цьому будують свої власні стратегії продаж.

Отже, що хочуть учасники:

• інформація: вчасно дізнатись про подію; отримати інформацію про умови; оцінити інформацію та прийняти ефективні рішення. Ефективно планувати: рік, квартал, місяць, тиждень. Що ще?
• рішення та результат: яка ціль від участі: зростання продаж продуктів та послуг; власна реклама; зростання доходів; соціальна підтримка культурних чи іміджевих ініціатив; зустріч з друзями, що ще?

3. Що чекають від події гості?

• загалом: вчасно дізнатись анонс, запланувати поїздку в місто; отримати задоволення від ідеї; потрапити на цікаву програму, атмосферу; задоволення.
• місцеві жителі: задовольнити свої потреби у спілкуванні з друзями; отримати естетичне задоволення; планувати час.
• туристи: запланувати поїздку; купити тур; забронювати готелі, купити квитки на поїзд, автобус; чекати на зустріч.

Пам’ятайте:

• будь яка подія у своїй основі має чіткий алгоритм дій. Невиконання якого, або ігнорування важливих компонентів, це шлях до провалу;
• розраховуйте та бережіть сили, час та репутацію для інших цікавих проектів;
• “крила успіху”, які отримані від попередніх заходів, дуже небезпечні в ніші подієвого маркетингу. Адже це дуже непередбачуваний вид діяльності, бізнесу. Якщо вийшло у перший раз, не факт, що вийде у 2-й, 3-й раз.
• технологія та стандарт проведення події зрозумілий, але має бути системний підхід, з аналізом причин, зв’язків та наслідків;
• Один рік, це 365 днів, 12 місяців, 52 тижні та сотні подій, та десятки організаторів. Всі прагнуть завоювати довіру цільової аудиторії.

Ризики під час планування подій та способи їх мінімізації

При організації фестивалю чи культурної події (майстер-клас, ярмарок, святкування) важливо враховувати можливі ризики, які можуть вплинути на успіх заходу. Вони можуть бути пов’язані з місцем проведення, безпекою, фінансами, організаційними аспектами, юридичними питаннями та соціальним сприйняттям. Нижче розглянемо основні типи ризиків та способи їх уникнення.

1. Локаційні ризики. Місце проведення події відіграє ключову роль у її успішності. Віддаленість, погодні умови чи погана інфраструктура можуть створити труднощі.

Можливі проблеми:

• важкодоступність місця (погані дороги, відсутність транспорту);
• непередбачувані погодні умови (дощ, спека, вітер);
• відсутність необхідної інфраструктури (туалети, вода, медпункт).

Як уникнути:

• вибирати локацію з урахуванням доступності транспорту;
• мати план дій на випадок негоди (намети, приміщення, резервні локації);
• подбати про мінімальні комфортні умови для відвідувачів.

2. Безпекові ризики.  Безпека учасників є пріоритетом для організаторів. Тиснява, відсутність плану евакуації чи терористичні загрози можуть стати серйозною проблемою.

Можливі проблеми:

• неконтрольовані натовпи, що створюють ризик тисняви;
• пожежна небезпека та відсутність засобів гасіння;
• відсутність чіткої евакуаційної схеми;
• загрози безпеці з боку третіх осіб.

Як уникнути:

• обмежити кількість учасників відповідно до місткості території;
• встановити чітку систему входу та виходу;
• працювати з охоронними службами та поліцією;
• проводити інструктаж персоналу щодо дій у надзвичайних ситуаціях.

3. Фінансові ризики. Нестача коштів, непередбачені витрати чи проблеми з квитками можуть призвести до фінансових втрат.

Можливі проблеми:

• недостатнє фінансування або перевитрати;
• скасування спонсорської підтримки;
• збитки через низький продаж квитків.

Як уникнути:

• передбачати резервний бюджет на непередбачені витрати;
• залучати різні джерела фінансування (гранти, краудфандинг, спонсори);
• продумати гнучку систему ціноутворення та заохочення ранніх продажів квитків.

4. Організаційні ризики. Погана координація команд, нестача персоналу або проблеми з квитками можуть створити хаос у процесі проведення заходу.

Можливі проблеми:

• недостатня кількість волонтерів та персоналу;
• неузгодженість дій між підрядниками;
• плутанина з квитками (фальшиві, нестача місць, неправильний розподіл).

Як уникнути:

• розподілити відповідальність між командами ще на етапі планування;
• забезпечити резервний персонал у разі відмови волонтерів;
• використовувати електронну систему квитків для уникнення шахрайства.

5. Юридичні ризики. Кожен захід потребує дотримання правових норм, отримання дозволів і захисту прав учасників.

Можливі проблеми:

• відсутність необхідних ліцензій (наприклад на алкоголь) та дозволів;
• порушення авторських прав (музика, візуальний контент);
• судові позови через травми чи майнові збитки.

Як уникнути:

• отримати всі необхідні документи перед початком заходу;
• підписувати договори з підрядниками та артистами;
• застрахувати відповідальність організаторів перед відвідувачами.

6. Соціальні ризики. Подія може викликати негативний суспільний резонанс або не отримати достатньої підтримки аудиторії.

Можливі проблеми:

• непідготовленість до критики чи протестів через тему заходу (на Закарпатті фестиваль різників, регулярно піддається критиці зі сторони зоозахисників);
• низька відвідуваність через невдалий маркетинг;
• незадоволеність гостей організацією.

Як уникнути:

• аналізувати цільову аудиторію перед організацією заходу;
• проводити активну інформаційну кампанію у соцмережах та медіа;
• забезпечити комфортні умови для всіх відвідувачів, зокрема людей з обмеженими можливостями.

Щоб фестиваль чи подія відбулися без неприємних сюрпризів, варто заздалегідь оцінити можливі ризики та передбачити шляхи їх мінімізації. Комплексний підхід, ретельне планування та співпраця з фахівцями допоможуть зробити захід безпечним, комфортним та успішним.

Читайте також корисні публікації на “Турінформ Закарпаття”:

• Як отримати максимальну користь від виставки чи ярмарку?
• Розвиток туризму міста Ужгород та околиць

Далі буде. Маєте питання – пишіть. Також, буду вдячний за коментарі та поширення даного повідомлення нижче. Дякую.

Олександр Коваль, керівник “Турінформ Закарпаття”.